"Willkommen an Bord!" - Arbeiten im International Office

KLICK zum Vergrößern und Durchblättern / Andrea Veith arbeitet seit über 10 Jahren im International Office des MPI für Biologie des Alterns.

Mitarbeitende über das MPI - Juni 2021
Ein Beitrag von Daniela Morick.

Das International Office am Max-Planck-Institut für Biologie des Alterns wird von zwei Damen betreut: Andrea Veith und Claudia Konitzer. Während Andrea schon lange im International Office arbeitet und mit allen Aufgaben bestens vertraut ist, ist Claudia erst kürzlich während der Corona-Pandemie dazugekommen. Claudia arbeitet eigentlich im Travel Management, unterstützt Andrea jetzt aber während der Covid-19 Pandemie und ist ihre Urlaubsvertretung.

Welche Art von Unterstützung bietet ein International Office?

Stell dir vor, du bekommst einen neuen Job im Ausland und musst plötzlich in ein unbekanntes Land ziehen, ohne die Sprache, die Kultur und (besonders im Fall von Deutschland) die Art der Bürokratie zu kennen, die dich erwarten wird. Natürlich ist das aufregend und gleichzeitig kann es überwältigend sein, da viele Dinge zu beachten sind.

An dieser Stelle kommen wir ins Spiel.

Wir, das sind Andrea Veith und Claudia Konitzer, unterstützen bei Themen wie Beantragen des Visums, Reisevorbereitungen, Anmeldung im Rathaus, Beschaffung der richtigen Aufenthaltsgenehmigung, Eröffnung eines Bankkontos, Wohnungssuche, Vermittlung von Kinderbetreuungsangeboten oder der Auswahl eines Sprachkurses. Unsere Aufgabe ist es im Grunde, alle die komplizierten Abläufe für unseren neuen internationalen Mitarbeiter:innen zu vereinfachen und ihnen somit das Leben zu erleichtern, damit sie einen reibungslosen Start haben und sich in Köln willkommen fühlen! Außerdem haben wir vor einiger Zeit ein Buddy-Programm gestartet, das Menschen aus den gleichen Ländern oder mit ähnlichem Hintergrund zusammenbringt und ebenfalls einen reibungslosen Start fördert.

Natürlich nutzen auch Kolleg:innen, die schon länger bei uns sind, unseren Service, z.B. für die Verlängerung ihres Aufenthaltstitels, der Ummeldungen nach Umzügen... die Liste kann endlos sein und die Fragen, die auftauchen auch! Wir sind stets zur Stelle, wenn wir gebraucht werden!

Andrea und Claudia erzählt uns etwas über euch: Warum habt ihr euch für den Job im International Office entschieden und wie lange arbeitet ihr schon am Max-Planck-Institut für Biologie des Alterns? Und ... gefällt es Euch hier?

Andrea: Wir, im International Office, haben einen sehr spannenden Job - wirklich jeder Tag ist anders! Kolleg:innen brauchen Hilfe? Wir können sie unterstützen! Zum Beispiel, indem wir unsere Erfahrungen weitergeben. Es ist ein wirklich gutes Gefühl, anderen in Not zu helfen und gleichzeitig erleichtert es unseren neuen Mitarbeiter:innen den Start am Institut. Es erlaubt ihnen sich in Köln willkommen zu fühlen und sich in Deutschland richtig einleben zu können!

Ich arbeite nun schon seit 11,5 Jahren am Max-Planck-Institut, das International Office selbst gibt es seit etwa 10 Jahren. Die Arbeit mit den Kolleg:innen, sowohl Forschenden als auch aus der Verwaltung, macht einfach Spaß und ist lustig - naja, meistens jedenfalls. Ich fühle mich hier total wohl!

Tatsächlich bin ich auch für die Verwaltung der Gästewohnungen für unsere neuen Mitarbeitenden zuständig. Ich habe auch ein tolles Netzwerk von Vermieter:innen- wenn eine Wohnung frei wird, schreibe ich diese immer aus, um sicherzustellen, dass unsere neuen (oder aktuellen) Mitarbeitenden eine passende Wohnung finden. Ich weiß, dass die Wohnungssuche hier in Köln eine große Herausforderung ist und ich freue mich immer, wenn ich dabei helfen kann!

Claudia: Seit November 2018 arbeite ich im Travel Management des Max-Planck-Instituts und bin eine der Ansprechpartnerinnen für Themen rund um Geschäftsreisen. Aufgrund der Corona-Pandemie sind die Geschäftsreisen an unserem Institut drastisch zurückgegangen und so kam die Frage auf, ob ich Andrea im International Office unterstützen möchte.

Mir persönlich hätte nichts Besseres passieren können und ich bin froh, dass das Max-Planck-Institut mir weiterhin die Möglichkeit gibt, Teil eines so tollen Teams zu sein. Ich habe die Chance erhalten, einen Einblick in ein neues und sehr spannendes Arbeitsfeld zu bekommen und mich einzuarbeiten. Andrea ist eine unverzichtbare Wissensquelle mit viel Erfahrung. Sie hat mir viel beigebracht und leitet mich immer noch an, während ich mehr von der Arbeit im International Office lerne. Es ist für mich mehr als spannend zu sehen, wie die Teamarbeit am Max-Planck-Institut und zwischen den verschiedenen Abteilungen und Beteiligten gelebt wird, um Dinge erfolgreich zu machen.

Andrea, kannst du einen typischen Tag deiner Arbeit beschreiben? Was macht dir am meisten Spaß und worauf könntest du gut verzichten?

Ein typischer Tag? Aufstehen, Kaffee trinken, dann meine lange Liste an E-Mails checken und diese abarbeiten. Das kann manchmal länger dauern als erwartet, weil ich nicht alle Antworten sofort weiß. Manche Dinge muss ich nachschlagen, was hin und wieder lange Internetrecherchen erfordert oder auch Telefonate mit anderen Kollegen oder Behörden in Botschaften oder dem Ausländeramt.

Ich mag es wirklich, wenn ich helfen kann, wenn ich ein Lächeln auf den Gesichtern der Leute sehe oder merke, wie erleichtert sie sind, dass ein Problem gelöst wurde. Für mich ist es manchmal stressig, mit all den plötzlichen Abgabeterminen und dringenden Angelegenheiten, die SOFORT gelöst werden müssen, umzugehen, oder mit Leuten, die Antworten erwarten, am besten gestern - darauf könnte ich wirklich verzichten. Alles in allem; ich bin sehr glücklich über die Unterstützung, die ich geben kann und es fühlt sich wirklich gut an, einen Anteil am Wohlbefinden der Leute zu haben.

Apropos tolle Kollegen....Es ist auch ein gutes Gefühl, Teil eines großen Netzwerks von International Officers in der Region oder bei der Max-Planck-Gesellschaft zu sein.

Andrea, kannst du uns eine Situation beschreiben, an die sich dich am liebsten erinnerst?

Ein neuer Kollege aus China kam kurz nach seiner Ankunft herein und gab mir ein Pergament. Sein Vater hatte ein chinesisches Kinderlied aufgeschrieben, als „Dankeschön" für diejenige, die seinem Sohn und seiner Schwiegertochter geholfen hatte, sicher in Köln anzukommen. Für mich war das ein unbeschreiblicher Moment! Es erinnerte mich so sehr an meinen eigenen Vater.

Nun, es sind diese kurzen Momente und kleinen Dinge, die zählen und mir in Erinnerung bleiben... und generell ist es immer ein schönes Gefühl, wenn die Menschen, mit denen wir schon dann zusammenarbeiten, bevor sie ihren Job antreten und während sie noch weit weg sind, schließlich in unser Büro kommen und wir ihnen in die Augen schauen, lächeln und sie persönlich begrüßen können.

Andrea, gab es jemals eine wirklich problematische Situation, bei der du stolz warst, sie am Ende gemeistert zu haben?

Die abgelaufene Aufenthaltsgenehmigung eines/einer Mitarbeitenden, der/die in die USA gereist ist und möglicherweise nicht mehr zurückkommen konnte? Gott sei Dank war es eine Person aus Südkorea und durfte ohne Aufenthaltsgenehmigung wieder einreisen!

Der ungültige Reisepass eines/einer Kolleg:in, der/die keine Verlängerung bekommen konnte? Irgendwie haben wir das gemeinsam geschafft, auch wenn wir uns lange ziemlich abgemüht haben und das ganze ziemlich viel Angstschweiß bedeutete.

Ich habe gelernt, dass plötzliche Probleme spontanes Handeln erfordern! Und das kann manchmal das Tagesgeschäft stören.

Wie hat sich die Pandemie Covid-19 auf die Arbeit des International Office ausgewirkt?

Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeit enorm beeinflusst! Jede Ankunft, jeder Nationalität muss sorgfältig geprüft werden. Handelt es sich um ein Hochrisikogebiet oder gar um ein Virusvariantengebiet? Und ist der Status zwei Wochen danach noch der gleiche und auch noch zwei Tage vor der Ankunft? Wie sind die aktuellen Regelungen in NRW und gelten sie auch morgen noch? Tatsächlich mussten wir so viel im Internet recherchieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben, denn wir wollen immer sicherstellen, dass alle neuen Kolleg:innen problemlos anreisen können. Auch in Zeiten einer Pandemie.

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